NOVEDADES EN LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LAS EMPRESAS Y SU RELACION CON LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA

NOVEDADES EN LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LAS EMPRESAS Y SU RELACION CON LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA

La Administración se digitaliza y, en paralelo, todos debemos digitalizar nuestras empresas.

Acaba de publicarse el anteproyecto que aprueba el reglamento con los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos de los procesos de facturación de empresarios y profesionales. También cómo se estandarizan los formatos de los registros de facturación.

Hay que tener en cuenta que se trata de un anteproyecto, y, por tanto, puede sufrir variaciones en su tramitación. Pero dada la importancia de los cambios que se avecinan en la gestión administrativa de las empresas y en la relación con la Administración Tributaria, creemos convenientes anticiparnos lo máximo posible.

      1. OBJETIVOS DEL REAL DECRETO:

  • La modernización digital de pymes, microempresas y autónomos;
  • Mejorar el cumplimiento tributario;
  • Conseguir la completa digitalización del empresariado español, abandonando técnicas de registro y gestión de facturación obsoletas, que van desde el uso de sistemas no digitales, hasta el empleo de sistemas no interoperables ni conectados entre sí.

      2. LÍNEAS DE ACTUACION:

  • Estandarización e interconexión del software de facturación:

La variedad de software que existe actualmente para cumplir las obligaciones de contabilidad y facturación va a pasar ahora a estar estandarizado e interconectado. Esto significa que  se asegura la interconexión de los sistemas informáticos y su compatibilidad con los sistemas informáticos de clientes, proveedores y administraciones públicas. También se asegura la calidad de la información, la confianza en la inalterabilidad indebida de los datos, la trazabilidad de los mismos y la eliminación del uso del llamado ‘software de supresión y manipulación de venta’.

  • Eliminación de la posibilidad de manipular datos o uso de software de doble uso:

La Administración ha constatado que algunos contribuyentes utilizan softwares que contienen funciones diseñadas específicamente para la evasión o defraudación tributaria. Es decir, que omiten y alteran los datos reales, o interpolan o adicionan datos ficticios.

Para evitarlo, la nueva legislación quiere establecer las especificaciones técnicas que deban reunir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, así como también los requisitos para estar debidamente certificados y sus formatos estandarizados para su legibilidad.

      3. DOBLE OBJETIVO:

1º.    Por un lado, la Administración podrá solicitar estos datos para hacer las comprobaciones oportunas y trabajar con ellos en su formato nativo, sin traslados o conversiones informáticas. Es decir, como estarán digitalizados, podrán traspasarse de los sistemas de las compañías a los sistemas de la Administración.

2º.    Por otra parte, se quiere evitar la manipulación o alteración de los registros después que se hayan generado.

 Las características que van a tener los sistemas informáticos o software utilizados en la gestión son los siguientes:

  • Todas las operaciones que se realicen pasarán a grabarse en el sistema informático de manera segura, y no manipulable con posterioridad.
  • Por cada entrega de bienes o prestación de servicios que se registre se generará un registro de facturación de alta que evitará registros (albaranes) sin facturar.
  • La rectificación o anulación de los datos registrados se realizará con un registro de facturación posterior, conservando inalterables los datos originalmente registrados.
  • Deben contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones: operaciones realizadas, arranque y parada, la entrada y salida de usuarios, errores producidos, instalación y actualizaciones. Este registro de eventos deberá conservarse hasta el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias.
  • Que los registros que genere el programa tengan una estructura y formato estándares que permita el análisis automatizado por parte de la Administración.
  • Que los datos se puedan remitir a la Administración, bien de forma simultánea – que probablemente se implante en una fase posterior – o bien en un requerimiento posterior.
  • Se garantiza la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados, dificultando la falsificación de los registros de facturación mediante el uso de elementos de seguridad y control en los registros informáticos y en las facturas.

      4. ELEMENTO POLÉMICO:

Los clientes podrán actuar como inspectores de hacienda.

Creemos que este apartado de la Ley donde los clientes pueden actuar como una  especie de inspectores de hacienda en potencia, va a traer una enorme polémica. La clave está en la novedad que permite que el consumidor final -o destinatarios de las facturas- podrá remitir a la Administración Tributaria estas facturas de forma electrónica para asegurar el cumplimiento tributario de quien emite la factura.

De facto, la medida supone que en los casos en los que el destinatario de una factura se los envíe a Hacienda, la Administración podrá comprobar si el emisor de las facturas o tiques figuran en sus registros, y en caso que esto no se así, constatar que los ha borrado de sus registros.

      5. OBLIGACIONES PARA LOS FABRICANTES DE SOFTWARE:

Los fabricantes y desarrolladores de software tampoco se libran de algunas medidas y tendrán la obligación de realizar una declaración responsable que asegure que los sistemas informáticos que den cumplimiento a las obligaciones tributarias cumplen con los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y en este nuevo Real Decreto.

 Así certificarán que sus sistemas informáticos se ajustan a las normas y responden a dichos requisitos ante quienes los adquieran o utilicen para dar soporte a sus procesos de facturación.

  • Posibilidad de remisión de los archivos a la Administración Tributaria
  • Otra función que deben tener los programas de facturación es la posibilidad de que voluntariamente, los obligados tributarios remitan inmediatamente a la Administración tributaria todos los registros de facturación generados en sus sistemas informáticos.

Esto, que ahora aparece una invitación o posibilidad, podría llegar a implantarse obligatoriamente en periodos posteriores. Es nuestra opinión, pero no puede descartarse según avanzan los hechos.

 

    6.  VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE ESTAS OBLIGACIONES POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN 

Para la comprobación del cumplimiento de las obligaciones de este Real Decreto la Administración tributaria podrá:

  • Personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático; exigir el acceso completo e inmediato a donde resida el registro de los datos (copias seguras, su descarga, volcado o copiado, consulta e impresión, el usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria para el acceso completo al sistema informático y a los datos del mismo).
  • Requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados.
  • Requerir de los productores o comercializadores de sistemas informáticos la información necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos.

    7. SUBVENCIONES «KIT DIGITAL»:

No todo son más exigencias. Porque aunque habrá nuevas obligaciones que para empresas y autónomos, también se van a aprovechar los ‘Fondos de Resiliencia’ para dar ayuda financiera y facilitar la adaptación a estos cambios.

La fórmula será el denominado Kit Digital que pretende potenciar a las empresas de menor tamaño para que mejoren su adaptación al entorno digitalizado en un plazo razonable.

Aunque pymes y autónomos tendrán que adaptarse a la nueva norma con ayudas o sin ayudas al final del periodo transitorio, las adaptaciones técnicas y las inversiones necesarias para cumplirlas estarán subvencionadas a través del llamado ‘Kit digital’

Como veis se avecinan muchos cambios, estamos a vuestra disposición para ampliar información por los canales habituales.   

Podéis consultar requisitos de esta ayuda en el siguiente link:

Kit digital para pymes y autónomos

 

      7. CONTACTO

Para más información podéis contactar con nosotros a través de los medios habituales:

  • Teléfono: 923-214-937
  • Whatsapp: 638-71-23-80
  • Nuestro formulario web
  • Correo electrónico: info@euronetasesores.com